De online wereld biedt tal van mogelijkheden, maar tegelijkertijd ook tal van uitdagingen. Wij werken samen met freelancers over heel de wereld en maken gebruik van de diensten van schrijvers, designers en virtuele assistenten. Dat is niet zonder slag of stoot geweest. Integendeel. We hebben veel tijd nodig gehad om een systeem op te zetten dat werkte en dat ook zou blijven werken op een langere termijn. Elke maand weer hadden we dezelfde problemen. Mensen die uren factureerden die zij nooit gemaakt konden hebben en daarnaast veel mensen die ons vroegen hoeveel zij konden factureren omdat ze vergeten waren om de tijd bij te houden. We wisten dat er manieren waren voor tijdregistratie, maar we wisten ook dat we software nodig hadden waarvan we het gebruik konden verplichting aan alle mensen die voor ons werkten, zonder dat er problemen waren met licenties of reclame. Ook wilden we graag dat alle kosten voor de software voor tijdregistratie bij ons op het matje zou komen. Na lang zoeken vonden we de tijdregistratie die we zochten bij PersoneelsSysteem (personeelssysteem.nl). De tijdregistratie die ervoor zou zorgen dat ons bedrijf echt door zou kunnen stoten op de internationale markt.

Zeeën van tijd over door tijdregistratie

Door gebruik te maken van tijdregistratie kregen we ontzettend veel tijd terug die we te lang geïnvesteerd hadden op de verkeerde manier:

  • Minder contact met freelancers over uren;
  • Minder tijd nodig voor het doorrekenen van opgegeven uren;
  • Geen tijd meer nodig om het aantal uren om te zetten naar een bedrag.

Dat is belangrijk geweest op veel punten. Een van de meeste belangrijke punten was dat de freelancers vaak geen goede facturen konden sturen omdat de software voor deze programma’s te veel geld kostte. Daar kunnen we helaas niets aan veranderen. Maar doordat we nu het aantal uren constant bij konden houden, wisten we ook precies welke freelancer een bepaald bedrag betaald moest krijgen. En dat bood ineens ongekende mogelijkheden waardoor we sneller konden betalen en meer mensen vrijhielden die gewoon door konden werken. Tijdregistratie zorgde niet alleen voor meer tijd, het zorgde er voornamelijk voor dat de mensen die voor ons werken meer vertrouwen kregen in ons en sneller betaald werden, waardoor we hoger op de lijst met prioriteiten kwamen te staan bij deze mensen. En dat heeft veel voordelen gehad, want zo konden we het winnen van onze concurrenten. Want die zijn er meer dan genoeg op de markt waarop wij actief zijn.

De wereld van het internet en het werken

Het werken via het internet heeft het mogelijk gemaakt om samenwerkingen aan te gaan over heel de wereld. Maar we hebben daarbij ook een aantal ervaringen opgedaan die niet zo positief zijn. Daarom willen we ondernemers die online gaan werken wijzen op een aantal dingen. Zo is het gebruik van contracten met duidelijke deadlines belangrijk. Haalt een freelancer herhaaldelijk de deadlines niet, dan is het verstandig om die uit het bestand te halen omdat dit de complete processen in de onderneming vertraagt. Daarnaast is het goed om te kijken waarom bepaalde freelancers zwakker presteren dan andere. Direct ontslaan is niet verstandig. Achterhaal of het te maken heeft met motivatie of het gebrek aan bepaalde kennis die niet door de onderneming verstrekt is. Vaak zijn freelancers goed te kneden tot de persoon die jij nodig hebt om je bedrijf verder te laten groeien. En wees niet te bang om eens wat extra’s te geven. Een waardebon of bonus voor een freelancer die je uit de brand helpt, dat zorgt ervoor dat deze mensen ook in de toekomst er weer voor je zijn.