Een van de onderdelen van een bedrijfsadministratie is het inkoopproces. Dit is een onderdeel waar veel medewerkers bij betrokken zijn. De algemene inkoop is een deel waar het gehele bedrijf gebruik van maakt. Zij moeten producten inkopen om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Om aan deze producten te komen, maken zij gebruik van sourcing. Dit zijn de leveranciers die betrokken zijn bij de inkoop van de goederen en diensten waar de medewerkers gebruik van maken. Een doelgerichte overzichtelijke aanpak is hierin gewenst, om te voorkomen dat een organisatie te grote uitgaven maakt. Het overzicht bewaren is echter moeilijker, doordat het gebruik door de gehele organisatie plaatsvindt. Er moet hiervoor dus een administratie nodig zijn, die inzichtelijk is voor alle betrokkenen. Met de huidige digitale technologieën is dit steeds meer mogelijk. ICreative is een organisatie die zich erop gericht heeft dergelijke bedrijfsprocessen steeds meer te digitaliseren. Veel organisaties zijn meer gedwongen tot een overzichtelijke digitalisering van hun processen. Ook het inkoopproces en sourcing kan hierin niet achterblijven. Een deskundige als ICreative weet ervoor te zorgen dat dit op de juiste manier wordt ingericht, zoals passend is bij het bedrijf, zijn diensten en bij de werkwijze van de medewerkers. De website icreative2p.com geeft inzicht in de toepassingen van deze inrichting en de gunstige gevolgen voor de bedrijfsprocessen.

Sourcing van diensten en goederen

Het regelen van sourcing voor een inkoopproces van goederen is een redelijke uitdaging, maar voor diensten geldt dat nog meer. Denk daarbij aan de schoonmaak. Dit wordt veelal uitgevoerd door ingehuurd personeel, maar een organisatie is dan ook afhankelijk van het resultaat die zij leveren en de frequentie daarvan. Bij het inhuren van een externe partij voor geleverde diensten, moeten de financiële kosten ook anders geregistreerd worden. ICreative zorgt ervoor dat dit geautomatiseerd kan worden en daarmee richten zij zich op:

  • Automatiseren van sourcing.
  • Automatiseren van inkoopproces.
  • Automatisering van de factuurverwerking.
  • Registratie van spend analysis.

Door al deze processen te automatiseren kan ervoor gezorgd worden dat deze goed op elkaar aan gaan sluiten. De sourcing en het inkoopproces kan zo beter aangesloten worden op de behoefte binnen de organisatie. Zo is er minder kans op verspilling, wat een gunstige kostenbesparing met zich mee brengt. Dankzij de automatisering van de factuurverwerking, wordt op nauwkeurige wijze geregistreerd welke kosten vast zitten aan de ingekochte goederen en diensten. Dankzij een goede registratie van sourcing en het inkoopproces zijn de leveranciers ook inzichtelijker voor de betrokkenen. Het geeft hen de kans om gebruik te maken van de middelen die beschikbaar gesteld zijn door de organisatie met de vastgestelde prijzen. Doordat er geen andere leveranciers ingeschakeld worden, wordt voorkomen dat er andere prijzen worden uitgegeven en hogere kosten gemaakt worden.

Het reguleren van de uitgaven

ICreative kan op verschillende manieren zorgen voor het reguleren van het uitgavenpatroon binnen een organisatie. Door middel van de onderstaande manieren kan sourcing en het inkoopproces beheerd worden:

  • E-Catalogs: dit heeft de vorm van een online catalogus waarin medewerkers bestellingen kunnen plaatsen binnen een samengestelde inkoopomgeving.
  • Punch out: er wordt een preferred supplier opgegeven en medewerkers plaatsen een bestelling in een e-commerce omgeving (punch out). Deze punch out staat gekoppeld met de administratie van de klant die de bestelling verder verwerkt.
  • Het gebruik van een bestelformulier binnen het inkoopsysteem van de organisatie waar diverse leveranciers aan gekoppeld zijn. De leveranciers zijn vastgesteld, maar werknemers kunnen zelf de opdracht ingeven.

Door sourcing en het inkoopproces te automatiseren krijgen alle medewerkers meer verantwoordelijkheid voor hun eigen bestelling, maar behoudt de organisatie ook de controle over de betreffende uitgaven. Deze controle wordt behouden door leveranciers en prijzen vast te zetten in het inkoopsysteem.