Videoconferencing op hoog niveauOm te kunnen communiceren met de vestiging van ons bedrijf in de Verenigde Staten maken wij reeds jaren gebruik van videoconferencing, echter bleek dat niet altijd even gemakkelijk. De technologie heeft ons in het verleden nog al eens in de steek gelaten en daarom hebben we er sinds kort een besluit in genomen om de videoconverencing te gaan doen door middel van een combinatie tussen Polycom en een Skype Room Systeem dat we hebben aangeschaft via ClickOn, na hierover op clickon.nl gelezen te hebben. Sinds we videoconferencing op deze manier inzetten is de kwaliteit enorm verbeterd en zetten we dit systeem voor nog veel meer doeleinden in.

Videoconferencing voor verschillende doeleinden

Uiteraard is het in eerste instantie voor ons belangrijk om in goed contact te staan met onze vestiging in de Verenigde Staten. We hebben hiervoor op beide locaties de werktijden al wat kunnen aanpassen, zodat de tijdzone minder problemen zou geven in het communiceren onderling en daarnaast hebben we ervoor gekozen om vergaderingen tot een minimum te beperken. Toch is het belangrijk om diverse dingen met elkaar te kunnen delen en niet alleen op management niveau. We hebben met de systemen van ClickOn het mogelijk gemaakt voor al onze medewerkers om overleg te kunnen plegen over productieprocessen, werkwijzen, enzovoort. Hierdoor wordt veelvuldig elke week videoconferencing ingezet en dit heeft ons op verschillende manieren geholpen. Het is een grote steun gebleken bij:

  • De aansturing van beide vestigingen
  • Het delen van resultaten
  • De inzet van HR zaken
  • Gelijktijdig training te geven aan medewerkers
  • Heuglijke feiten te delen
  • Individueel overleg te plegen

De verbinding tijdens onze videoconferencing is zo goed dat we elkaar bijna letterlijk in de ogen kunnen kijken. We verstaan elkaar goed en het is op een bepaalde manier ook verhogend in het vertrouwen dat je in elkaar opbouwt in een samenwerking. We zijn altijd een groot voorstander geweest van de inzet van videoconferencing, niet alleen omdat vliegen een dure aangelegenheid is geworden, maar het ook nog eens erg belastend is voor het milieu. Op deze manier dragen we hier ook nog een steentje aan bij, want we hebben het aantal vluchten tussen de twee vestigen met driekwart kunnen verminderen en dat is in ons geval een aanzienlijke besparing gebleken, ook met het oog op milieu en welzijn. We hebben er al voor gekozen om zoveel mogelijk papierloos te werken op kantoor, we dragen op vele manieren bij aan een groenere en schonere wereld en ondanks dat vliegen een uitkomst is, is het wel zaak om dit niet te vaak te doen. Videoconferencing is daarmee het ideale alternatief en we zijn heel erg blij dat dit tegenwoordig van zulke goede kwaliteit is. Daarnaast is ClickOn echt een goede partner gebleken in de aansluiting van deze systemen, het leveren van onderhoud en support hierop en we hebben door middel van trainingen iedereen duidelijk gemaakt hoe zij het meeste uit videoconferencing kunnen halen. Het is interessant om te zien hoe onze medewerkers hier zelf mee omgaan. Ze benutten elke kans om videoconferencing in te zetten en te overleggen met een collega, bijvoorbeeld bij het kraken van codes en formules, het bespreken van kleuropties en vormgeving en bij het pitchen van nieuwe ideeën.

De HR-toepassingen die wij hebben ontdekt

Videoconferencing is voor onze Human Resources van heel groot belang geworden. We hebben tegenwoordig enkel een HR-unit hier in Nederland op ons hoofdkantoor en zij benutten videoconferencing om persoonlijke gesprekken te kunnen voeren die privacy gevoelig zijn en zo kunnen ze er toch zijn voor onze medewerkers. Hier wordt goed gebruik van gemaakt en dat is in een medewerkerstevredenheidsonderzoek extra benadrukt. Voor ons is dit een uitkomst op heel veel fronten.